杏鑫招商登陆_拒做文件奴:清理文件提高效率法

   |    2020年5月31日  |   杏鑫注册  |    0 条评论  |    78

通过整理文件来提高工作效率,养成高效率的好习惯,做到真正落实办公室5S管理制度,不做文件的奴隶。

1:清理办公桌上新送来的信函文件,使之变得更有条理。

如果你没有条理,不能迅速地处理没完没了的杂事,那用不了多久,你就会重新陷入泥潭出不来。拿出四个装信封的盒子,分别写上“杂志”、“宣传品”、“日常事务”和“优先事务”等标记。按先后一一放置,不要为区分它们而浪费太多的时间。如果有介于两者之间的,那就放进较次要的盒子。而那些如果三天内不加处理就会导致灾难性后果的东西,自然要放进“优先事务”中了。

 

2:把“优先事务”的盒子拿过来,一件件地处理。

不要从中挑选优胜劣汰,只要一件件按照顺序去做,行动完成之后就可以轻松了,千万不要急躁了事。

 

3:把积压的文书分好类,处理完优先事务后,你就可以为本周的剩余时间制定一份详细的计划了。

这样做会改变你的心理状态,从而促使你有时间紧迫感,充分利用自己的时间,去进行以后各阶段的工作。但别忘了坚持一个原则:永远别让你的办公桌再度杂乱。

 

4:清理完了积压的工作,你就必须计划好日常文书工作流程,使它不会又在你的面前堆积起来。

你可以在处理完日常事务信件后,迅速地浏览一些宣传单,以便从中获得许多很棒的点子。如果这个时候你已经可以不用从邮件堆下面把文件抽出来,那么你就已经掌握了成功管束自己的方法了。

 

5:如果因为所需要的信息尚未到达,或者采取行动还为时尚早而不能去处理某件事务时,你可以把这类文件归入“待办文件夹”,最好不要把它放在你的办公桌上。

为了保持你的办公桌整洁,最重要的是要让每样东西都各归其位,千万不要肆意乱放。

 

通过这些清理杂乱无章的文件,理顺工作流程,保持干净整洁的办公环境。在今后保持好的工作习惯,成为一个真正的office lady.否则,不久之后,你就又被淹没在大量堆积如山的文件中,重新成为文件的奴隶。


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